آنچه در این خلاصه خواهید دید
- چرا یک مدیر اجرایی باید موثر باشد
- ۵ عادت و رفتاری که شما باید در خود تقویت کنید تا یک مدیر فعال تر باشید
- چرا جامعه وابسته به موفقیت سازمانها و مدیران اجرایی آنهاست
این کتاب محبوب ترین کتاب دراکر در سایت GoodReads شناخته شده و در سال ۱۹۶۶ منتشر شده است
شناخت بیشتر نویسنده : پیتر دراکر
آنچه با خود می برید
- مدیران اجرایی اولیت بندی می کنند ، برنامه ریزی می کنند ، مسئولیت می پذیرند ، ارتباط بر قرار می کنند ، بدنبال فرصتها می گردند ، جلسات را موثر نگه می دارند و با سازمان خود مشارکت می کنند
- جایگاه یک مدیر اجرایی، برای موثر بودن او یک تهدید است
- با این وجود ، شما می توانید به خودتون یاد دهید که یک مدیر اجرایی موثر باشید
- برای اینکار ، باید در ۵ عادت مهارت پیدا کنید
- اولین مهارت کنترل زمان است و توجه به اینکه چطور مصرف می شود
- عادت دوم این است که روی آنچه می توانید با سازمان تان مشارکت کنید ، تمرکز کنید
- عادت سوم این است که روی نقاط قوت خود و نقاط قوت سازمان ، موفقیت را بنا کنید
- عادت چهارم این است که اهداف خود را اولویت بندی کنید و روی آنها مورد به مورد کار کنید
- عادت پنجم این است که روال تصمیم گیری را تا حد امکان استاندارد کنید
- جامعه وابسته به سازمانهای موثر هستند که آن نیز وابسته به رهبران موثر است.
خلاصه
شما می توانید به خود یاد دهید که موثر باشید
شما تا زمانی که نتوانید خود را مدیریت کنید، نمی توانید دیگران را مدیریت کنید. برای مدیران اجرایی ، نهایت یک “نیروی کار دانش محور” باید صادق باشد که به معنی مدیریت موثر بودن خود شماست. این یک کار پیچیده نیست. این کار را می توانید با انجام تمرینهای مشخصی و نیز ۵ عادت محوری انجام دهید.
موثر بودن یک نیاز محوری برای هر مدیر اجرایی است. یک مدیر غیر موثر ، یک دغل باز است و فقط نام رهبر را بر خود یدک می کشد. برای کارآمد بودن ، از این ۸ تمرین استفاده کنید:
- روی مواردی که معمولا نیاز است انجام شود متمرکز شوید ، این ممکن است با آنچه میخواهید متفاوت باشد. فقط روی یک یا نهایتا دو کار در یک زمان مشخص کار کنید. باقی کارها را واگذار کنید
- اطمینان پیدا کنید که فعالیت شما برای سازمان مفید است – آیا شما دارید بهترین کار را برای سازمان خود انجام می دهید؟ سازمان اهمیت دارد و نه مالکان سهام ، قیمت نرخ سهام ، کارمندان یا سایر مدیران
- یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید . دانش ، آگاهی و تخصص بدون انجام عمل بدرد نخور هستند. گرچه عملیات بدون برنامه نیز ضد تولید است. برنامه عملیاتی شما ، نشان دهنده اراده شماست و نه تعهد شما. در هر لحظه آماده تغییر باشید. بطور دوره ای برنامه خود را چک کنید تا اطمینان پیدا کنید دارید مسیر درست را طی می کنید.
- مسئولیت پذیری را برای عملیات خود فرض بگیرید. اطمینان پیدا کنید که کسی که به او بطور مستقیم گزارش می دهید بطور کامل در جریان برنامه شما و تمام اجزای مهم آن از جمله مهلت های آن قرار گرفته است. مشخص کنید چه کسی این گزارش را ارسال می کند، چه کسانی تاثیر میگیرند و چه کسانی باید در رابطه با برنامه، اطلاع پیدا کنند یا بروز شوند
- در رابطه با برنامه خود با دیگران ارتباط بر قرار کنید . این شامل افراد تحت زیر مجموعه و افراد مافوق شما هم می شود
- بدنبال فرصت ها باشید. از تغییرات بعنوان فرصت استفاده کنید بجای اینکه به عنوان تهدید به آنها نگاه کنید.
- جلسات خود را کارامد نگه دارید. جلسات می توانند خیلی مفید یا یک غول از بین بردن زمان باشند. یک جلسه پربار نیاز به دستور العمل مشخص دارد. به مجرد رسیدن جلسه به اهدافش آنرا خاتمه دهید.
- محور تفکر خود را “ما” قرار دهید بجای اینکه “من” باشد. آنچه برای “شما” اهمیت دارد واقعا مربوط به موضوع نیست. آن چیزی با ارزش است که بیشترین ارزش را برای سازمان داشته باشد.
به مدیر اجرایی پول پرداخت می شود تا اینکه کارآمد باشد
یک مدیر اجرایی می تواند بی نظیر ، خلاق و آگاه باشد اما همچنان نا کارآمد باشد. یک مدیر اجرایی موثر سیستماتیک است. آنها به سختی در محیط مناسبی کار می کنند و نتایج کاری آنها، آنها را تعریف می کند. آنها کارکنانی دانش محور هستند که به سازمان کمک می کنند تا به اهداف خود برسد. آنها فراتر از امور مدیریتی نگاه می کنند و سعی می کنند روند های بازار را که بر سازمان آنها اثر می گذارد شناسایی کنند. متاسفانه جایگاه حقوقی مدیر اجرایی بطور واقعی یک تهدید برای موثر بودن فردی است.
مدیر اجرایی موثر کارهای مهم را اول انجام می دهد ، و بطور همزمان یک کار را انجام می دهند
محدودیت زمان
زمان مدیر اجرایی مال خودش نیست. آن متعلق به تک تک اعضای سازمان است. بنابراین ، زمانی که افراد داخل یا خارج سازمان نیاز به ارتباط با مدیر اجرایی دارند، آنها حس می کنند که بطور کامل آزاد هستند تا این وقفه را ایجاد کنند. این توقف های دائمی، به شدت تاثیر منفی بر کارکرد موثر دارد.
سیلوهای سازمانی
بیشتر سازمانها حوزه های کنترلی جداگانه دارند که در آن متخصصین نظیر حسابداری ، حقوقی ، تحقیقات ، مدیریت داده و نظیر آن، جداگانه حوزه تخصصی خود را پیگیری می کنند .
هر گروه اهداف و لیست کاری خود را دارند اما مدیر اجرایی آنها معمولا تلاش آنها را ترکیب می کند. متاسفانه مدیران اجرایی ، معمولا کنترلی بر حوزه های تخصصی ندارند لذا نمی توانند پشتیبانی کافی را در حوزه های مورد نیازشان داشته باشند.
زمان ضعیفترین منبع است و تا زمانی که مدیریت نشود ، هیچ چیز دیگری قابل مدیریت نیست
جزیره ای بودن
مدیران اجرایی بطور عمیق در سازمانها عملیات انجام می دهند. در نتیجه ، بیشتر آنها با افراد بیرونی نظیر مشتریان ، تحلیلگران بازار ، تامین کنندگان و نظیر آن ارتباط ندارند. اما این ارتباطات بیرونی واقعا موثر هستند. سازمان نیم تواند نجات یابد بدون اینکه نتایج خروجی مطلوبی نظیر افزایش فروش ، ارتباط عمومی خوب و پشتیبانی قوی توزیع کنندگان ، داشته باشند.
بنابراین برای بیشتر سازمانها ، کنترل واقعیتهای بیرونی تقریبا مزیت اصلی است. متاسفانه همانطور که آنها پیش می روند ، بیشتر مدیران اجرایی ، کنترل خود را بر واقعیات بیرونی از دست می دهند. موثر بودن آنها با تمرکز بر داده های سیستمی بر عملیات آسیب می بیند و با واقعیات بازار کمتر ارتباط دارند.
بیشتر مدیران اجرایی ، با این خطر روبرو هستند. در واقع آنها در منطقه خودشون هستند. خوشبختانه ، شما با توسعه ۵ رفتار و عادت می توانید یاد بگیرید تا موثر بوده و با موانع مقابله کنید.
عادت اول: “زمان تان را بشناسید”
برای اینکه از زمان تان بهترین استفاده را بکنید ، این مراحل را بکار گیرید :
ابتدا گوش دهید ، آخرین نفر صحبت کنید
- “ضبط زمان” – اگر شما زمان خود را دقیق شناسایی نکنید ، نمی توانید بدانید چطور آنرا استفاده (یا هدر) دهید. بنابراین ، بطور دقیق یادداشت کنید که هر کاری چقدر زمان میگیرد، سپس از این لیست استفاده کنید تا مشخص کنید که چه کارهای عادی را می توانید واگذار کنید و چه فعالیتهایی را خودتان انجام دهید. این امور را به کسانی واگذار کنید که بطور مستقیم به شما گزارش می دهند، اما از آنها سوال کنید که آیا انجام اینکار باعث می شود وقت آنها هدر شود یا خیر. اگر اینطور بود ، در آن تغییرایجاد کنید. هر چه آنها موثرتر باشند ، شما نیز موثرتر خواهید بود.
- “مدیریت زمان” – آیا سیستم خوبی برای محافظت از زمانتان دارید؟ اگر بطور مدام دارید با مشکل محدودیت زمان مواجه می شوید به این معنی است که این سیستم را ندارید. بطور مثال با عجله انبارگردانی سالانه را انجام می دهید. برنامه ریزی رویدادهای تکرارپذیر نظیر انبارگردانی سالانه برای ذخیره زمان موثرتر است. گاهی داشتن نیروهای زیادی زمان را از بین می برد زیرا این افراد بجای اینکه فعالیتهای خود را انجام دهند، بیشتر به ارتباط با یکدیگر می پردازند. کارکنان را حرس کنید تا اینکه عملیات خود را موثرتر انجام دهید. داشتن جلسات زیاد مهمترین از بین برنده زمان است. تا جایی که می توانید آنها را حذف کنید.
- “تحکیم زمان” – اگر یک مدیر اجرایی ارشد هستید ، فقط می توانید روی یک چهارم زمان خود کنترل داشت باشید و حتی کمتر. ابتدا این زمان را مشخص کنید تا بتوانید آنرا درست مصرف کنید. این زمان را جدا کنید تا بتوانید کارآمد باشید. به هیچ چیزی اجازه ندهید تا تداخلی در این زمان ایجاد کند. گاهی رسیدن به این موضوع، نیاز به یک دسیپلین آهنین دارد. پس این دسیپلین را داشته باشید و آهنین باشید. شما نمی توانید نتایج ارزشمند و ثابت را در مقاطع زمان های کوتاه بدست بیاورید.
عادت دوم : ” در چه چیزی می توانم مشارکت کنم؟”
آیا شما خیلی نگران فعالیت های روزانه اعضای تیم خود هستید و به اندازه کافی، از نتایج کارشان نگرانی ندارید؟ یک مدیر فروش موثر ، فردی نیست که واحد فروش را می چرخاند بلکه کسی است که اطمینان پیدا می کند محصول سازمان به فروش می رسد. یک حسابدار موثر کسی نیست که فقط دفاتر را بالانس می کند. بجای آن کسی است که اطلاعات مالی مورد نیاز کسب و کار را ایجاد می کند و اطمینان پیدا می کند که عملیات سودآور است.
تمرکز کمتری روی تلاشهای افراد داشته باشید . بجای آن متمرکز روی هسته حقیقی مشارکت خود برای ساخت سازمان شوید.
یکی از دلایل مشترک شکست مدیران اجرایی عدم توان آنها یا نخواستن آنها در تغییرات نسبت به موقعیت های جدید سازمانی است
این گونه مشارکتها را خیلی باریک با نتایج مستقیم تعریف نکنید نظیر افزایش فروش یا کاهش هزینه ها یا کارهایی که سازمان را توسعه می دهد نظیر آموزش پرسنل یا کمک به ساخت یا نگهداری ارزشهای سازمان. از همکار خود این سوال را بپرسید، چه زیر مجموعه شما و چه مافوق شما باشد که “من چه کمکی می توانم به شما بکنم تا شما موثر تر باشید؟” سپس نهایت تلاش خود را بکنید که به آن موضوع برسید.
عمده مدیران اجرایی روی تیم زیر مجموعه خود متمرکز می شوند . آنها درگیر تلاشها می شوند بجای اینکه به نتایج توجه کنند
عادت سوم : “ایجاد نیروی سازنده”
نقطه قوت یک دارایی است. مدیر اجرایی موثر ، همیشه به نقاط قوت خود و همچنین به نقاط قوت دیگر اعضای تیم توجه دارد.
این مسیر از تصمیم گیری در مورد جذب کارکنان شروع می شود. زمانی که استخدام می کنید ، سعی کنید نقاط ضعف را نادیده نگیرید و به حداکثر نقاط قوت توجه کنید. این سوال را نپرسید “آیا این فرد برای من خوب کار می کند ؟” بجای آن روی مشارکتی که آن فرد در ساخت سازمان دارد متمرکز شوید.
در کسب و کار ، مشابه آنچه در جنگ هست ، نتایج اهمیت دارند. زمانی که دارید برای کارمندان آینده و امروز برنامه ریزی می کنید، این نتایج را تا حد ممکن بالا تصور کنید .
رخداد حقیقی و مهمی که بیرون به وقوع می پیوندد ، روند ها (Trends) نیستند بلکه تغییراتی است که از حاصل این روند ها ایجاد می شود
عادت چهارم : “کارهای با اولویت بالا، اول”
چند کار را بطور همزمان انجام دادن یک اشتباه است و واقعا درست کار نخواهد کرد. برای اینکه کارها را کامل کنید، در هر زمان روی یک کار یا نهایتا دو کار متمرکز شوید. در طول تاریخ افراد خیلی محدودی بوده اند که می توانستند چند کار را بطور همزمان انجام دهند. موزارد می توانست چند ابزار موسیقی را با هم بنوازد اما بیشتر ما موزارد نیستیم. شاید شما بتوانید اهداف تون را با همزمانی چند کار انجام دهید اما کار شما زیر استاندارد نیست.
مدیران موثر می دانند که به اعضای تیم پرداخت می شود تا کارها را انجام دهند و نه برای اینکه مافوق های خود را خوشحال کنند
بجای انجام چند کار با هم ، هوشمندانه و سریع روی یک کار متمرکز شوید. این به معنی کار با عجله نیست. این به این معنی است که کارها را مورد به مورد در دست گیرید. این شامل خود شما و اعضای تیم تان هم می شود.
اگر یک فعالیت ناکارآمد است آنرا حذف کنید. شما همیشه در حال اولویت بندی هستید. این باعث ایجاد شجاعت می شود. به اهداف تان کمک کنید و نگاه تان را بجای گذشته ، روی آینده متمرکز کنید . همیشه یک زمانی را رزرو داشته باشید که اگر اتفاق غیر مترقبه رخ داد آنرا پوشش دهد.
عادت پنجم : “تصمیم گیری”
بیشتر موقعیت هایی که نیاز به تصمیمگیری شما دارد معمولا یک شرایط عمومی وجود دارد و استثنایی نیست. برای چنین تصمیماتی می توانید قوانینی را مشخص کنید و از اصول و روشهای پایه ای بهره گیری کنید. چالش فقط این است مشخص شود این موضوع استثنایی است یا اینکه حالت عمومی دارد. بزرگترین اشتباه تصمیم گیری این است که برای یک موضوع عمومی بخواهید تصمیم گیری خاص داشته باشید.
هر چه زودتر مدیران یاد بگیرند که تصمیم گیری را با قضاوتی هوشمندانه بر اساس ریسک و عدم قطعیت انجام دهند ، ما زودتر به یکی از نقاظ ضعف پایه ای سازمانهای بزرگ پی می بریم و آن نبود هیچ آموزش و شرایط تست برای تصمیم گیری های سطح بالاست
برای مثال ، مسائل تولید دائما تکرار می شود و شما میخواهید بر اساس روشی که در گذشته جواب می داده ، در مورد این مشکل تصمیم گیری کرده و اقدامی انجام دهید . از طرف دیگر ، قطعی برق سراسری یک اتفاق نادر است. حل این مساله نیاز به تصمیم گیری خاص دارد و از قواعد عادی نمیشود برای آن تصمیم گیری کرد.
مشخص ساختن اینکه یک مورد عمومی است یا اینکه مورد خاص است یکی از تصمیمات مدیران اجرایی موثر است.
بیشتر مدیران اجرایی یاد گرفته اند که کاری را که عقب می اندازند ، درواقع دارند برای همیشه رها می کنند
معیار مرتبط بودن
ارزش هر تصمیم به این وابسته است که چقدر مرتبط است. شفافیت و مرتبط بودن نظر شما، موضوعیت دارد زیرا حقایق واقعی در بیشتر مواقع سریعا قابل تشخیص نیستند. آنها معمولا طی یک دوره زمانی مشخص می شوند.
همیشه همه حالتها را نگاه کنید. بعنوان مثال برای تخمین سود آور بودن یک پروژه می توانید از زمان بازگشت سرمایه به آن نگاه کنید یا اینکه بر اساس ارزش جاری پروژه به آن نگاه شود. همیشه سعی کنید از همه جوانب به موضوع نگاه کنید و از حسابداران خود بخواهید همه محاسبات را برایتان انجام دهند تا تصمیم گیری بر اساس بیشتر اطلاعات انجام شود.
یک تصمیم زمانی به شجاعت بیشتر نیاز دارد که به قضاوت بیشتر نیاز داشته باشد
همه چیز به شما بستگی دارد
بعنوان یک مدیر اجرایی و یک نیروی کار دانش محور شما به ارزشمندترین و ضروری ترین منابع احتیاج دارید. جامعه به شما وابسته است و میلیون ها نیروی دانش محور نظیر شما، نیاز دارند که بطور حداکثری موثر باشند.
اگر شما موثر باشید ، سازمان شما می تواند کارآمد باشد و سهم موثری را در خوبی ایفا کند. سازمانهای کارآمد و با اراده ، میتوانند یک ابزار مناسب برای ساخت زندگی بهتر برای همه باشند. این یک هدف روشن و شرافتمندانه است. اما جامعه با سازمانهای ناکارآمد نمی تواند به این هدف ارزشمند و حیاتی برسد. برای پرهیز از این دام ، آنها به نیروهای دانش محور قوی احتیاج دارند.
بنابراین شما بخش جدایی ناپذیر از یک سیستم هستید که جامعه را به جلو حرکت می دهد. خوشبختانه هر مدیر اجرایی می توانید یاد بگیرید که یک متخصص موثرتر باشد.